Завершена вторая очередь создания системы электронного документооборота ОАО «Внешторгбанк»

ОАО «Внешторгбанк» - крупнейший коммерческий банк страны по размеру уставного капитала. Диверсифицируя свою деятельность, Внешторгбанк постоянно расширяет круг проводимых на российском рынке операций и предоставляет клиентам широкий комплекс услуг, принятых в международной банковской практике. В рамках концепции развития как сетевого банка федерального уровня, Внешторгбанк предоставляет клиентам услуги через разветвленную сеть своих подразделений, включающую свыше 200 офисов обслуживания клиентов.

Необходимость централизованно управлять головной организацией и ее филиалами, образующими сложную территориально-распределенную структуру банка, всегда иметь оперативную, актуальную и достоверную информацию для принятия управленческих решений – наличие этих факторов вызвало к жизни решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД), позволившей бы реализовать возникшие потребности.

В качестве прикладного решения было выбрано программное обеспечение компании «ИнтерТраст», представляющее собой комплекс систем, автоматизирующих делопроизводство, документооборот, бизнес-процессы.

Внедрение СЭД CompanyMedia началось в конце 2004 года. С декабря по июнь 2005 года в головной организации ОАО «Внешторгбанк» на 200 рабочих местах была установлена система «CompanyMedia-Делопроизводство».

Она решала такие основные задачи, как:

• учет всей поступающей корреспонденции, регистрация нужной ее части как входящих документов;
• регистрация и контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов;
• автоматизирована работа с документами (совместная подготовка содержания по образцам, шаблонам, ведение версий проектов документов, предварительное согласование и передача на подпись и регистрацию).

В течение 2005-2006 года система успешно функционировала в организации, параллельно шла работа по ее развитию и масштабированию.

На второй очереди, стартовавшей в январе 2006 года и закончившейся в мае 2006, в системе были реализованы следующие специфические особенности:

• в системе была реализована возможность работы с электронно-цифровой подписью на базе ПО Компании «ИнтерТраст»;
• разработана система «Заявки ДИТ» с использованием механизма WorkFlow;
• создана информационно-справочная система нормативных и распорядительных документов (в дальнейшем планируется подключение ее к IBM Content Manager).

При этом стало возможным полномасштабное применение ЭЦП для широкого круга внутренних документов.

Решение «Заявки ДИТ» позволило автоматизировать:

• создание и перемещение заявки ДИТ между рабочими местами системы;
• работу с заявками;
• асинхронное движение документов в соответствии с настройками WF для разных экземпляров разных процессов.

При этом, доработанная СЭД CompanyMedia стала функционировать в целом на 1500 рабочих местах.

Параллельно построению система была интегрирована с HR Oracle, HP ServiceDesk, MS Exchange.

Внедрение CompanyMedia позволило:

• создать единое информационное пространство Банка: Головной организации и филиалов, - для организации «сквозного» документооборота;
• автоматизировать контроль хода исполнения документов и поручений по ним в филиалах со стороны Головной организации Банка;
• автоматизировать совместную подготовку документов, работу с ними и их исполнение;
• обеспечить централизованное управление ключевой информацией Банка.

В этом году планируется подключение к системе филиалов Банка, в первую очередь - в Казани, Санкт-Петербурге, Воронеже и Белгороде.