Балтийский федеральный университет имени Иммануила Канта – передовой образовательный, научный, культурный и просветительский центр Калининградской области. БФУ входит в перечень десяти федеральных университетов России, оснащен самым современным оборудованием и традиционно считается одним из наиболее популярных вузов Северо-Западного федерального округа. Ежегодно свыше 12000 студентов проходят здесь обучение, выбирая из более чем 180 образовательных программ. Штат вуза насчитывает более 2000 сотрудников. Научной деятельностью в БФУ занимаются около 240 исследователей по 30 направлениям.
Чем шире штат организации, тем больший объем типовых действий должны выполнять специалисты кадрового отдела: это может быть выдача справок, согласование и оформление отпусков, рассылка зарплатных ведомостей и многое другое. Поэтому в БФУ разработали стратегию цифровизации кадровых процессов, направленную на отказ от бумажных документов.
Университету требовался удобный инструмент для формирования, маршрутизации и хранения кадровых документов в электронном виде. С помощью системы КЭДО вуз планировал снизить трудозатраты сотрудников на печать, подписание и архивирование документов, избавиться от необходимости их повторного изготовления, легитимно использовать электронную подпись в кадровом делопроизводстве. Решить задачу позволил сервис HRlink – платформа для автоматизации процессов КДП. Она позволяет подписывать кадровые документы онлайн за одну минуту.
На внедрение сервиса HRlink потребовалось меньше месяца. За это время специалисты БФТ и HRlink развернули систему, провели ее интеграцию с учетной системой «1С:ЗКГУ», настроили выпуск электронных подписей, а также маршруты формирования, согласования, утверждения документов и ознакомления с локальными нормативными актами, проконсультировали кадровых работников Заказчика и провели серию обучающих вебинаров для администраторов.
Сегодня на КЭДО переведены 94% сотрудников вуза, в системе зарегистрированы более 1800 пользователей, в том числе 10 кадровых работников. БФУ смог добиться сокращения временных и финансовых затрат, связанных с оформлением и хранением кадровых документов. Теперь на их подписание и отправку в режиме онлайн требуется всего пара секунд. В рамках системы сотрудники кадровой службы могут легко отслеживать, на каком этапе подписания находится тот или иной документ. Это позволяет своевременно собирать все подписи и быстрее проводить согласования.
По итогам проекта процессы кадрового документооборота в организации стали более быстрыми и прозрачными. Все электронные документы хранятся централизованно и систематизированно, исключены их потеря и риск повреждения. Кроме того, обеспечен быстрый поиск и подбор документов по требованиям. Цифровой архив, созданный в рамках новой системы электронного кадрового документооборота, не ограничен по объему и долговечен.
«В штате вуза свыше 2000 сотрудников, поэтому управление кадровым документооборотом всегда было трудоёмкой задачей. Благодаря переходу «на цифру» мы смогли оптимизировать расходы на делопроизводство, снизить нагрузку на специалистов по кадрам, а также выстроить процессы кадровой службы на качественно новом уровне. Многие типовые процедуры теперь автоматизированы – их можно инициировать и выполнить в максимально короткий срок», – подчеркнул Максим Демин, исполняющий обязанности ректора Балтийского федерального университета имени Иммануила Канта.
«Мы уже несколько лет продуктивно сотрудничаем с HRlink, предоставляя эффективный и интуитивно понятный инструмент КЭДО. Важно, что наш партнер постоянно развивает функциональность своего продукта с учетом актуальных запросов и возможностей современных ИТ. Так, HRlink задействует технологии искусственного интеллекта для контроля за своевременным подписанием документов. Проект в БФУ стал первым опытом внедрения безбумажного кадрового документооборота в высшем учебном заведении», – отметила Юлия Захаренко, директор Дирекции маркетинга и партнерских отношений БФТ-Холдинга.
