Завершено внедрение Directum в ОАО "Коми энергосбытовая компания"

ОАО "Коми энергосбытовая компания" является гарантирующим поставщиком электроэнергии на территории Республики Коми. В конце 2007 года исполнительным директором Шаймардановым Р.И. было принято решение о проведении конкурса на внедрение системы электронного документооборота. Основной целью внедрения системы являлось повышение эффективности процессов управления за счет сокращения бумажного документооборота, повышения исполнительской дисциплины, сокращения времени на создание и поиск документов, исключения потери документов и ускорения документооборота.

По результатам тендера была определена компания-исполнитель - ООО "ВИТ-Инвест" (г. Киров). Основное внимание при проведении тендера уделялось "послужным спискам" компании-разработчика и компании-исполнителя. Система Directum была выбрана на основе внушительного списка успешных внедрений и хороших отзывов от организаций-клиентов.

Внедрение системы Directum в ОАО "Коми энергосбытовая компания" проходило в два этапа. На первом этапе специалистами компании "ВИТ-Инвест" было проведено исследование движения документов и наиболее значимых бизнес-процессов. В разработанном и согласованном проекте внедрения были предложены методические рекомендации по автоматизации работы с различными типами документов и возможное перераспределение функций сотрудников при работе с документами.

Для работы более 200 пользователей из центрального аппарата управления (г. Сыктывкар) и 8 удаленных отделений в Республике Коми были приобретены лицензии на Базовые модули, модуль Канцелярия, "Управление договорами", "Управление совещаниями". В рамках проекта разработаны процессы работы с входящей и исходящей перепиской, поручениями, договорами, служебными и докладными записками, приказами, совещаниями. В ходе опытной эксплуатации был создан единый электронный архив документов предприятия на базе Directum Storage Services.

По результатам работы в первом полугодии после внедрения системы Directum планируется увеличение количества подключенных пользователей и организация web-доступа к данным системы.

В настоящий момент завершены все этапы внедрения, система Directum переведена в промышленную эксплуатацию. Система работает во всех структурных подразделениях компании и удаленных отделениях. В аппарате управления компании система Directum установлена на рабочих местах всех сотрудников от рядового исполнителя до высшего руководства. В удаленных отделениях работают руководители высшего звена и делопроизводители. Всего в системе работает около 200 пользователей с одновременным подключением свыше 50 сотрудников. За время опытной эксплуатации в системе было создано свыше 700 документов и поставлено на контроль свыше 1000 задач.