Компания OCS Distribution сообщает о готовности к работе в ЭДО со своими партнерами

Компания OCS является одним из крупнейших дистрибуторов российского ИТ-рынка. Ассортимент продукции состоит из 250 модельных рядов от ведущих мировых производителей оборудования, всего порядка 100 000 наименований. Партнерская сеть насчитывает более 8000 ИТ-компаний, которые работают в 600 городах РФ. Заказы партнерской сети обрабатывают более 100 человек в коммерческом департаменте и порядка 300 человек в бухгалтерском блоке. Важно отметить, что заказом может являться как партия простых принтеров, так и совокупность оборудования для построения ИТ-инфраструктуры промышленного объекта. В первом случае заказ может оформляться в онлайн-системе самостоятельно, во втором случае для составления коммерческого предложения может проводиться исследование объекта и составление экспертного заключения специалистов смежных департаментов. Когда количество ежедневно создаваемых комплектов документов перешло тысячный рубеж, в компании решили автоматизировать процессы создания и обмена документами.

К решению заняться автоматизацией процесса ЭДО юридически значимых документов с внешними партнерами в компании пришли в апреле 2015 года. В течение полугода были проанализированы бизнес-процессы и готовность информационной системы к новому инструментарию, смоделирован процесс интеграции нового модуля в ИТ-инфраструктуру, проведены все организационные работы, выбран подрядчик. В ERP-системе Microsoft Dynamics AX была сделана функциональность для работы с API системы Контур.Диадок. В подготовительной работе участвовали специалисты трех департаментов OCS – бухгалтерского, юридического и ИТ.

При выборе компании-оператора учитывалось несколько факторов. Важное значение имели: опыт работы, возможности интеграции с различными ERP-системами, представленность в регионах, работа не только с юридически значимыми документами, но и обмен данными EDI, оперативное оказание технической поддержки, гибкость тарифной политики и др. Изначально круг претендентов состоял из семи компаний, после более детального исследования коммерческих предложений он сузился до трех компаний. В конечном итоге выбор пал на компанию СКБ Контур и ее систему Контур.Диадок.

Совместными усилиями компаний OCS и СКБ Контур были проведены все интеграционные работы между ERP-системой Dynamics AX и Контур.Диадоком. После обучения специалистов и прохождения испытательного периода осенью 2015 г. система была готова к тестовой эксплуатации. В течение следующих шести месяцев проводилась обкатка всех основных процессов, шли переговоры с партнерами, изучались возможные варианты взаимодействия, обсуждались узкие места процесса ЭДО. В апреле 2016 года начались работы с первым партнером по взаимоотношениям на базе ЭДО.

Спустя полгода промышленной эксплуатации компания OCS готова перевести на ЭДО всех своих партнеров.